Cuando un trabajador entra en una situación especial como una incapacidad médica, una licencia o una suspensión del contrato, la nómina cambia. Es fundamental entender cómo afectan estos casos la liquidación mensual, los aportes y el salario.
A continuación, te explicamos cómo proceder en cada caso con fórmulas y recomendaciones prácticas.
Incapacidades médicas
Las incapacidades son periodos durante los cuales el trabajador no puede prestar sus servicios por razones de salud. Existen dos tipos principales:
1. Incapacidad por enfermedad común
Días 1 y 2: pagados por el empleador al 66.67% del salario.
Día 3 en adelante: paga la EPS al 66.67% hasta por 180 días.
Importante:
El empleador debe seguir pagando y luego solicitar el reembolso a la EPS.
El pago debe reflejarse en la nómina como “Incapacidad” y no como salario.
2. Incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad laboral
Desde el día 1, el empleador paga al 100% del salario.
La ARL luego reembolsa ese valor.
A tener en cuenta:
Siempre debe reportarse el accidente ante la ARL.
La cotización a seguridad social sigue vigente.
Licencias
1. Licencia de maternidad
Duración: 18 semanas.
Pagada por la EPS al 100% del salario.
El empleador paga y luego solicita el reembolso a la EPS.
2. Licencia de paternidad
Duración: 2 semanas (desde 2023).
También asumida por la EPS.
3. Licencia no remunerada
Acordada entre el trabajador y el empleador.
Durante el tiempo de la licencia:
No se paga salario.
No se cotiza a seguridad social.
El tiempo no se computa para prestaciones sociales.
Es fundamental dejar constancia escrita del acuerdo.
Suspensión del contrato
Ocurre cuando se detiene temporalmente la ejecución del contrato de trabajo por causas legales. No hay obligación de pago de salario ni prestaciones sociales mientras dure la suspensión.
Ejemplos de suspensión:
Por fuerza mayor o caso fortuito (ej. cierre obligatorio).
Por sanción disciplinaria.
Por detención preventiva del trabajador.
Durante la suspensión:
No se paga salario.
No se hacen aportes a seguridad social.
No se cuentan esos días para liquidación de cesantías, primas ni vacaciones.
¿Cómo reportar estos casos en la nómina?
Usar códigos específicos en el software de nómina.
No incluir días no laborados como salario devengado.
Registrar claramente el tipo de novedad: IN (incapacidad), LI (licencia), SU (suspensión), etc.
Reportar correctamente en la nómina electrónica ante la DIAN.
Recomendaciones Clave
✔️ Ten soportes médicos, resoluciones o acuerdos firmados.
✔️ Revisa los tiempos máximos que cubren EPS o ARL.
✔️ Usa software actualizado que permita gestionar novedades de nómina.
✔️ No mezcles salario ordinario con pagos por incapacidades o licencias.
