POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

KOALA SOFTWARE S.A.S

NIT : 9015058604

1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: Esta política de

Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por KOALA SOFTWARE S.A.S respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

2. DEFINICIONES: De conformidad con la normatividad legal y para efectos de ejecución de esta política, serán aplicables las siguientes definiciones:
   1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
   2. Aviso de privacidad: Documento físico u electrónico generado por el responsable de los datos personales y que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En dicho documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
   3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de

Tratamiento

1. Dato personal: Refiere a cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
2. Dato público: Dicho dato es calificado según los mandatos de la ley o de la Constitución Política Colombiana y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Se considera datos públicos los relativos al estado civil de las personas, profesión u oficio, si es comerciante o servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna; es decir que por lo general están contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, etc.
3. Dato privado: Es el dato íntimo o reservado     que sólo es relevante para el titular.
4. Dato Semiprivado: Es dato semiprivado el que no >ene naturaleza ín>ma, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266
5. Datos sensibles: Son los datos que afectan la intimidad del Titular, el uso indebido puede generar discriminación; por ejemplo el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o promover intereses de un partido político, la salud, la vida sexual y los datos biométricos
6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento
7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos
8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
9. Tratamiento: Cualquier manipulación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: KOALA SOFTWARE S.A.S podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo, f) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; g) Soportar procesos de auditoría interna o externa; h) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de KOALA SOFTWARE S.A.S (i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso; Respecto de los datos (i) recolectados directamente, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro de las instalaciones de KOALA SOFTWARE S.A.S, éstos podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, KOALA SOFTWARE S.A.S no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) que la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (iii) que sea requerido o permitido por la ley. KOALA SOFTWARE S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, KOALA SOFTWARE S.A.S advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros. 

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en KOALA SOFTWARE S.A.S se regirá por los principios de:
5. Finalidad: El Tratamiento de datos personales recolectados debe obedecer a una finalidad legítima y debe ser informada al Titular.
6. Libertad: El Tratamiento de los datos puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular, los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
7. Veracidad: La información objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
8. Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener de KOALA SOFTWARE S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
9. Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución Colombiana. Los datos personales a excepción de la información pública y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados
10. Seguridad: La información a tratar por parte de KOALA SOFTWARE S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
11. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación laboral. PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE KOALA SOFTWARE S.A.S: Los titulares de datos personales podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de KOALA SOFTWARE S.A.S:
6. Acceso: Podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de KOALA SOFTWARE S.A.S , para efectos de consultarlos de manera gratuita en caso de tener algún proceso personal que requiera de este tipo de información.
7. Actualización, rectificación y supresión: Podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento sin afectar los propósitos del tratamiento
8. Solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento
9. Ser informado respecto del uso del dato personal
10. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales
11. Requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos el titular deberá demostrar su identidad. PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

6. DEBERES DE KOALA SOFTWARE S.A.S: KOALA SOFTWARE S.A.S está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley, como:
7. Cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi)-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
8. Cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vi Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (vii) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (viii) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (ix) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (x) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
10. Respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, KOALA SOFTWARE S.A.S solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato haciendo énfasis de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

8. AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que KOALA SOFTWARE S.A.S no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

PERSONALES. KOALA SOFTWARE S.A.S podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. 

10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: Las áreas que tienen a su cargo manejo de datos serán las encargadas y responsables de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato, en ejercicio de los derechos contemplados en la ley 1581 de 2012, articulo 15; dentro de esta política en el numeral 5, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico o radicarla en la siguiente dirección Carrera 63 Numero 14-51. La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los ocho (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, KOALA SOFTWARE S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

12. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: La presente Política de Datos Personales fue creada el día 11 de marzo de 2025 y entra en vigencia a partir del 20 de marzo de 2025.

Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la página de consulta: nominanoa.com/política-de-tratamiento-de-datos

AVISO DE PRIVACIDAD

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos (LEPD) y del Decreto 1377 de 2013, le informa que los datos personales que usted suministre en virtud de las actividades u operaciones celebradas con KOALA SOFTWARE S.A.S, serán tratados de acuerdo a su política de Protección de Datos Personales y mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos. 

1. KOALA SOFTWARE S.A.S con domicilio en la Carrera 63 Numero 14-51 será el responsable del tratamiento de sus datos personales.
2. Los Datos Personales suministrados serán recolectados, utilizados, transmitidos, transferidos, almacenados y procesados para las siguientes finalidades: 

1. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
2. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus clientes.
3. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
4. Evaluar la calidad del servicio/producto.
5. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo,
6. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
7. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
8. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de KOALA SOFTWARE S.A.S   (i)  Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o   descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso. 

3. El Titular de los datos tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del                

• ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento respecto al uso de sus datos.

1. Solicitar la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 10  de la Política de Protección de Datos Personales de KOALA SOFTWARE S.A.S . No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y KOALA SOFTWARE S.A.S, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
2. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento.
3. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre niños, niñas y adolescentes y aquellas relacionadas con datos de salud.

Para conocer la Política de Protección de Datos Personales de KOALA SOFTWARE S.A.S y ejercer sus derechos de habeas data lo invitamos a ingresar al sitio nominanoa.com/política-de-tratamiento-de-datos

Para dudas e inquietudes sobre estos temas por favor escribir al correo electrónico valentinaospina@nominanoa.com

Bogotá D.C 11 de marzo de 2025.